Secretariat

Contexte

Le ministère de la santé et des solidarités est mobilisé depuis plus d'un an dans la gestion d'une crise sanitaire sans précédent. Pour faire face à l'épidémie de Covid 19, il s'est doté de structures dédiées (cabinet COVID, task Force vaccination, direction de communication de crise, centre de crise sanitaire...) dont la plupart fonctionnent grâce à des agents mis à disposition en interne (MSS + IGAS). Certains de ces agents ont besoin de relève après plusieurs mois de mobilisation et l'organisation est confrontée à des besoins qu'elle ne parvient pas à honorer en interne. Ces besoins concernent le coeur de gestion de crise comme des fonctions support tout aussi essentielles pour permettre au ministère d'assurer la continuité de son action dans un contexte de mobilisation soutenue sur le long terme.

Mission/Activités

• Secrétariat et soutien de proximité des équipes engagées sur la gestion de crise sanitaire COVID

Aptitudes

Engagement et Service Public

• Etre dans une démarche d'engagement, d'ouverture et d'appui à un collectif de travail gérant une crise nationale

Intervention dans un contexte de crise

• Réactivité et capacité d'initiative
• Inventivité pour trouver des solutions dans l'urgence
• Capacité de travailler en équipe dans une organisation hiérarchisée
• Capacité à être autonome sur ses fonctions
• Discrétion
• Disponibilité

Compétences métier

• Etre à l'écoute de son environnement
• Etre solidaire
• Maitriser les outils bureautiques (Outlook, Word, Powerpoint)
• Savoir mobiliser les services utiles pour répondre aux besoins (fournitures, materiel informatique, soutien de proximité...) de l'organisation""Etre à l'écoute de son environnement
• Etre solidaire
• Maitriser les outils bureautiques (Outlook, Word, Powerpoint)
• Savoir mobiliser les services utiles pour répondre aux besoins (fournitures, materiel informatique, soutien de proximité...) de l'organisation

Ecoute active

• Capacité de travailler en équipe
• Etre à l'écoute de son environnement
• Capacité d'initiative
• Etre solidaire dans son environnement de travail

Communication

• Bon niveau rédactionnel
• Aisance orale
• Capacité de synthèse

Adaptabilité

• Motivation pour travailler dans une ambiance de gestion de crise
• Capacité à gérer son temps de travail

Formation

Les nouveaux arrivants sont accueillis individuellement par le service de soutien de proximité de la structure dont ils dépendent. Un circuit d'accueil et une présentation de l'organisation de crise leur sont proposés à leur arrivée. La présentation du poste et des missions est assurée par le responsable de la structure puis les agents sont en général binomés avec un agent plus ancien à même de repondre à leurs interrogations. Des mesures de soutien humain renforcées adaptées au contexte de gestion de crise (cohésion d'équipe et solidarité entre agents renforcées, suivi médical et psychologique si besoin, amenagement de temps de repos...) sont mis en oeuvre. Le ministère met en place en outre un appui en coaching et en management pour tous les encadrants de crises.

Pré-requis

Disponibilité

• Temps de travail journalier
• Prise en compte d'astreintes selon la période de gestion de crises sanitaires

Equipement nécessaire

• Le ministère met à disposition des moyens matériels notamment informatiques. En fonction de l'organisation, les agents bénéficient de bureaux ou de site en open space pour les travaux en équipe.
• Des mesures de télétravail peuvent être envisagées selon les fonctions

Conditions

Vous devrez avoir l'accord de votre hiérarchie pour valider votre candidature.

Je préviens mon supérieur hiérarchique qui doit me donner son accord, sans quoi la mission ne peut être réalisée. (Vous pouvez aller voir dans la Foire Aux Questions : Comment obtenir l'accord de mon supérieur hiérarchique ?)